Kan de HR-functionaris vertrouwenspersoon zijn?

Door Erik van Triest

Onlangs hoorde ik het weer: een groot bedrijf, met een HR-afdeling die uit 5 personen bestond. Eén van hen werd voorgedragen als vertrouwenspersoon. De OR voelde er weinig voor, want hij had weinig vertrouwen in de voorgedragen persoon. Er werd ook iets over onafhankelijkheid gezegd door een OR-lid. De bestuurder bracht daar tegenin dat de HR-medewerker om wie het ging wel zo professioneel was, dat zij petten kon scheiden, en dus de onafhankelijke rol van vertrouwenspersoon prima kon combineren met die van HR-adviseur.

Leidinggevenden

Dat is vragen om problemen. We weten inmiddels, dat de belangrijkste taak van HR-adviseurs bestaat uit het ondersteunen van leidinggevenden.
Meer dan de helft van de zaken die bij vertrouwenspersonen langskomen, hebben te maken met conflicten met leidinggevenden. Het zou dus heel goed kunnen dat medewerker Johan bij de vertrouwenspersoon aanklopt omdat hij het gevoel heeft weggepest te worden door zijn leidinggevende: rare beoordelingen, vervelende opdrachten, onaangename grapjes. Maar misschien is die leidinggevende al bij HR geweest met de vraag: hoe kan ik zorgen dat Johan wordt overgeplaatst of ontslagen, want het loopt niet meer zo lekker?
Dan moet Johan degene in vertrouwen nemen die voor zijn leidinggevende bezig is zijn ontslag voor te bereiden.

Drempel

De drempel om naar een vertrouwenspersoon te gaan is hoog. Om de drempel te verlagen zijn twee dingen absoluut noodzakelijk:

1. Vertrouwen.
Wie naar een vertrouwenspersoon gaat moet vertrouwen hebben in de professionaliteit en de onafhankelijkheid, en liefst ook in de persoon. HR-afdelingen en HR-functionarissen genieten dat vertrouwen al lang niet meer. HR staat in conflictsituaties aan de kant van de werkgever en ondersteunt leidinggevenden.
Ook als mensen zeggen dat ze petten kunnen scheiden, weet je als werknemer nog steeds door wie ze beoordeeld worden. Waar ligt de loyaliteit: bij de functie als HR-adviseur of bij de functie als vertrouwenspersoon?
Het is kortom niet op voorhand zeker dat HR-functionarissen vertrouwd worden.

2. Onafhankelijkheid.
De HR-afdeling maakt allerlei beleid. Medewerker Johan heeft problemen door bepaalde aspecten van het HR-beleid, bijvoorbeeld het verzuimbeleid, het reïntegratiebeleid, het beoordelingsbeleid, het overplaatsingsbeleid. Kun je dan als vertrouwenspersoon en HR-functionaris iemand steunen die tussen de wielen raakt door beleid wat door jouw afdeling wordt gemaakt en waarmee jouw afdeling leidinggevenden ondersteunt?
In de tweede plaats maakt de HR-afdeling ook het klachtenbeleid en het PSA-beleid. Bijvoorbeeld het beleid rond de aanstelling van vertrouwenspersonen.
Daarnaast kan het zijn dat Johan graag wil dat de vertrouwenspersoon hem vergezelt in een gesprek met de leidinggevende of HR. Dan wordt het wel heel moeilijk voor die HR-medewerker.

Door dik en dun

Kortom, we zadelen HR-medewerkers wel met heel verschillende en soms conflicterende taken op. Echte onafhankelijkheid kun je beter borgen door echt onafhankelijke mensen als vertrouwenspersoon aan te stellen.
Onafhankelijk betekent trouwens niet dat een vertrouwenspersoon een soort bemiddelingspositie inneemt. Integendeel: vertrouwenspersonen horen naast de melder te staan en deze door dik en dun te steunen. Onafhankelijk betekent wel: onafhankelijk van de organisatiebelangen.

Kan een (hoge) leidinggevende dan vertrouwenspersoon zijn?
Je hoort wel eens dat de directeur of een hoge manager tevens vertrouwenspersoon is. Dat kan dus echt niet. Zie boven.

Instemmingsrecht

Een OR-lid of OR-voorzitter dan? Zeker niet!
Ook zij moeten het beleid op PSA-gebied toetsen, inclusief het beleid rond vertrouwenspersonen en de jaarlijkse rapportage van de vertrouwenspersoon. Ze moeten soms ook de vertrouwenspersoon ter discussie kunnen stellen. Of naar aanleiding van rapportages van de vertrouwenspersoon acties ondernemen. Beter dat de vertrouwenspersoon geen OR-lid is.

Als OR heb je er wel degelijk wat over te zeggen. Je hebt instemmingsrecht op de regels en procedures rond klachten (artikel 27 lid 1j).  Sommige OR’s hebben afgesproken dat ze ook instemmingsrecht hebben op de persoon, of dat ze deel uitmaken van een selectiecommissie die vertrouwenspersonen selecteert.

 

 

In de vorige nieuwsbrieven kon je lezen hoe de OR het thema Psychosociale Arbeidsbelasting (PSA) op de agenda kan zetten, en hoe pesten en uitsluiten in groepen “werken” , en wat de gevolgen zijn voor degenen die gepest worden. In deze nieuwsbrief gaan we iets dieper in op de vraag in welke situaties de kans op ongewenst gedrag groter is, en hoe teams er mee omgaan. Ook besteden we aandacht aan een bij veel OR’s voorkomende vraag: kan onze HR-functionaris tegelijkertijd ook vertrouwenspersoon zijn?

Hoe werkt ongewenst gedrag in teams als een OR?

Door Erik van Triest

We gaan het toch nog even over OR’s hebben. In het eerste artikel schreef ik, dat OR’s een soort team zijn met extra risico’s op ongewenst gedrag. Hoe werkt dat?
In sommige teams zijn de risico’s dat ongewenst gedrag plaatsvindt hoger.

Riskante teams

Een rijtje:
– teams met onregelmatige werktijden, want er is vaker geen leiding
– teams waar de werkdruk hoog is (men gaat eerder afreageren)
– teams waar veel veranderingen plaatsvinden (ook dit moet afgereageerd worden);
– teams waar men uitbesteed werk doet (zwakke positie ingeleenden)
– teams waar veel mensen met een zwakke rechtspositie werken, bijvoorbeeld jaarcontractanten en stagiairs (die worden vaker uitgetest, en durven zich minder te verweren)
– teams waar veel vermenging van werk en privé is: borrels, uitjes..
– teams waar de werkplekinrichting “gelegenheid” geeft, zoals in horeca en duikboten.

Nog belangrijker is de manier van aansturen. Een leidinggevende die alle discriminerende opmerkingen negeert, of zelfs meelacht, werkt ongewenst gedrag in de hand. Ook bij heel autoritaire leidinggevenden is de kans op ongewenst gedrag groter.

Tenslotte speelt de samenstelling van teams een rol. Bijvoorbeeld de mate van diversiteit; de regel is niet te veel en niet te weinig diversiteit. Eén vrouw in een team van 10 zal vaker mikpunt zijn dan 4 vrouwen.

Lachen

Hoe zit dat bij jouw OR? Is er iemand die regels stelt voor omgangsvormen, of er een stempel op drukt? Kan iedereen om de grapjes lachen, of slechts een deel van de OR-leden?
Krijgen mensen die bij een duidelijke minderheid horen (vrouw, man, homo, niet-westerse achtergrond, Limburger, roodharige, hard-metal-fan, tattooliefhebber, PvdA-lid, de enige CNV’er, vegetariër, jonger dan 50) daar veel opmerkingen en grapjes over te horen? Lees dan nog even het artikel over de token theorie. Dan weet je wat het effect is.

Pesten en intimidatie door collega’s, waar 1 op de 6 werknemers in 2017 last van had, vindt vooral plaats tussen meerderheden en minderheden. Volgens onderzoek van FNV het meest in de relatie tussen leidinggevenden en ondergeschikten. De rest van het team ziet het dan wel, maar vindt het moeilijk te reageren.

Hoe reageert een team op pesten, intimidatie, discriminatie?

Ook daar is onderzoek naar gedaan. Meestal zijn er maar 1 of 2 duidelijke initiatiefnemers, mensen die de toon zetten, de trekkers. Dan heb je vervolgens de meelopers, ongeveer 40%. Die lachen het hardst mee.
Vervolgens is er een groep die het wel zien, er ook wel last van hebben, maar er niets van zeggen, vaak 25-30%. Vaak zien ze het scherp en ervaren ze een groot ongemak. De zwijgers, dus.

Ook zijn er nog mensen die niks in de gaten hebben, en dus nergens last van hebben, maar ook niet deelnemen.
Tot slot heb je mensen die actief protesteren. Dat is vaak maar een enkeling. Soms krijgen ze de zwijgers mee. Als de zwijgers niet meegaan, wordt de positie van de mensen die zich verzetten onmogelijk. In een OR vertrekken ze dan. In een gewoon team, waar de leidinggevende trekker of meeloper is, leidt het tot spanningen, ziekte en slecht functioneren. 

En er is een mikpunt, degene die gepest wordt. We weten inmiddels allemaal dat kinderen die op school gepest worden, daar hun hele leven last van kunnen houden. Zelfs op school wordt pesten vaak te weinig en te laat herkend.

In twijfel trekken

Op het werk gaat het nog wat subtieler dan op het schoolplein. Buitensluiten, roddelen, overdreven veel kritiek op iemand geven, alles wat iemand zegt in twijfel trekken. Spotten over iemands privéleven (geloof, gewoontes). Rotklusjes geven, bepaalde taken afnemen, iemands integriteit in twijfel trekken. Imiteren van gedrag om het belachelijk te maken…

Wat kunnen we doen?
Bij pesten en intimidatie gaat het vaak om verborgen problemen. Ofwel omdat ze buiten ons gezichtsveld plaatsvinden, of omdat we bepaald gedrag normaal zijn gaan vinden.
Als OR kun je, als je je een beeld wilt vormen, in gesprek gaan met de bedrijfsarts. Die hoort een beeld te hebben van de cultuur, de plekken, de mensen. Ook de vertrouwenspersoon en bedrijfsmaatschappelijk werker kunnen je helpen je blik aan te scherpen. En goede RI&E (Risico-Inventarisatie en Evaluatie) bevat ook een verdiept onderzoek naar Psychosociale Arbeidsbelasting. Veel arbodiensten gebruiken een standaard-vragenlijst waardoor je je eigen organisatie ook nog met vergelijkbare branches kunt vergelijken.
Misschien helpt het ook al, om een tijdje in je eigen team en in de OR op te letten wat er gebeurt.
Na kijken komen denken en doen. Zie het eerste artikel van Lex Wobma in de vorige nieuwsbrief.