Door Anneke Dekkers
Het kan de OR veel goeds opleveren om de relatie met de raad van commissarissen of de raad van toezicht te verbeteren en te versterken. Een goede samenwerking tussen OR-bestuurder en RvC/RvT draagt bij aan de gewenste cultuur en arbeidsverhoudingen in de organisatie. Maar wat kun precies doen? Alle tips op een rijtje.
In de vorige artikelen hebben we globaal drie manieren gezien om de goede samenwerking te bevorderen:
- Gebruik maken van je voordrachtsrecht voor nieuwe leden van de RvC/RvT.
- Als OR een goede relatie opbouwen met de voordrachtscommissaris
- de artikel 24 vergadering ten volle benutten om samen met bestuurder en (vertegenwoordiging van) RvC, RvT het strategisch beleid, de manier van toezicht en de rol van de OR te bespreken.
In de diverse artikelen zijn heel wat tips langsgekomen om de samenwerking te bevorderen.
We zetten alle tips op een rijtje:
Tips voordracht commissaris
- Achterhaal de zittingstermijnen van de leden van de RvC/RvT. Zodat je op tijd kunt beginnen met de voordracht
- Overleg met de bestuurder en de RvC over de te volgen procedure. Je kunt de afspraken ook vastleggen in een protocol. Daarmee voorkom je dat je iedere keer weer opnieuw afspraken moet maken.
- Bepaal als OR wat je uitgangspunten zijn voor het werven van de voordrachtscommissaris. Welke algemene deskundigheid, welke ervaring, wat voor houding?
- Stem het ‘profiel’ van de voordrachtscommissaris af met de RvC/RvT en bestuurder. Zorg dat je aansluit bij de eisen van de RvC/RvT
- Besluit of je voldoende tijd en deskundigheid hebt om de voordrachtscommissaris zelf te zoeken en te selecteren. Zo niet: dan kun je een adviseur (bv van het nationaal register) inschakelen. (In dit artikel lees je hoe een OR dat heeft aangepakt)
- Maak een plan van aanpak voor het vinden en voordragen van kandidaten. Vraag ook eens collega-ondernemingsraden hoe ze het aangepakt hebben.
- Benut het netwerk van de OR om geschikte kandidaten te zoeken, maar kijk vooral ook breder. Vergeet het nationaal register niet.
- Praat met mogelijke kandidaten en maak een ruime selectie van geschikte kandidaten: de longlist.
- Je kunt nu twee kanten op: je overhandigt de longlist met geschikte kandidaten aan de RvC/RvT en laat hen beslissen. Of je perkt zelf het aantal kandidaten in door echt een keuze te maken voor bv de 4 meest geschikte. Met hen voer je een uitgebreider gesprek.
- Zorg dat ook de bestuurder en de RvC/RvT aansluitend op jullie gesprekken met de kandidaten kunnen spreken.
- Verwerk alle informatie en maak een keuze welke kandidaten de OR voordraagt.
Tips opbouwen relatie voordrachtscommissaris
- Realiseer je dat de voordrachtscommissaris er niet namens jullie in de raad zit, maar een zelfstandige positie heeft.
- Nodig de voordrachtscommissaris in de OR uit om met elkaar van gedachten te wisselen hoe de samenwerking eruit kan zien. Dit kun je ook tijdens een training doen.
- Spreek af hoe, wanneer en door wie contact opgenomen wordt om bij te praten. Vaak zal dit de voorzitter van de OR zijn.
- Wees open als er spannende situaties zijn. Houd rekening met de positie van de voordrachtscommissaris en bespreek met elkaar wat wel en niet te doen.
- Als er zaken mis lijken te gaan, geef de commissaris dan een signaal van twee kanten. Daarmee voorkom je dat de voordrachtscommissaris dan de andere leden het verwijt krijgt voor het karretje van de OR gespannen te worden. In dit artikel lees je een concreet voorbeeld.
Tips om ten volle de artikel 24 vergadering te benutten
- Maak met de bestuurder afspraken over hoe de vergadering voorbereid wordt.
- Zorg dat naast de voordrachtscommissaris ook andere leden van de RvC/RvT nadrukkelijk uitgenodigd worden.
- Pleit voor een voorbereidingscommissie met vertegenwoordigers van de OR, RvC/RvT, en het bestuur.
- Bespreek ook een keer nadrukkelijk de taken van de RvC die voortvloeien uit de vernieuwde governance code. Hoe gaan zij die taken (met behulp van de OR) vormgeven? Wat betekent dit voor de afstemming met de OR?
- Bereid de vergadering in je eigen OR-vergadering goed voor. Dit kan ook tijdens een training. Je kunt dan ook de governance code nog eens onder de loep nemen. Wat staat er en wat kunnen jullie bijdragen?
Conclusie
De invloed van de OR op het ‘hoger niveau’ stopt niet bij het voordragen van een voordrachtscommissaris. Het is als het goed is een begin om de samenwerking tussen bestuur, RvC/RvT en OR te versterken. Daarmee is de kans op goed toezicht en behoorlijk bestuur flink toegenomen.
Het risico op ‘zonnekoningen’ is sterk verminderd en daarmee ook de kans op crisissen en wanbeheer.
Dat lijkt ons goed nieuws voor medewerkers en organisatie.