Door Mark de Koning

Bestuurders die zichzelf als sterke leiders zien hebben vaak een broertje dood aan toezicht.  Ze doen het het liefst allemaal alleen. Zonder ondernemingsraad, zonder raad van commissarissen zonder externe toezichthouders. Daar kunnen ze bij de woningbouwcorporatie Vestia over mee praten. Hoe zat dat ook alweer in elkaar? En hoe staat het nu met medezeggenschap en toezicht?

Alleen heersen leidt tot crisis

Vestia topman Staal hield niet zo van  tegenspraak, formeel toezicht en zeker niet van medezeggenschap.  ‘Onderhandelen met de OR doen we hier niet’ zo liet Staal weten.  Geen lastige vragen vanuit de OR en ook niet vanuit de raad van commissarissen.

Er werd binnen Vestia niet of nauwelijks een governance code nageleefd.  Er was geen sprake van een serieus toezicht. En dat is niet zonder gevolgen gebleven.

Derivatieportefeuille groeide tot gevaarlijke proporties

Zo kon bij Vestia de derivatenportefeuille tot gevaarlijke proporties uitgroeien. Zoals bekend werd deze portefeuille niet alleen gebruikt om renterisico’s af te dekken maar ook voor financiering en speculatie.  Er ontstond een afgeschermd gedeelte van de organisatie waar men zich kon vergalopperen aan allerlei ingewikkelde financiële producten.

Dat liep geweldig uit de hand met een schadepost van bijna 3 miljard euro. En niemand die toezicht hield.  De banken kwamen in het geweer, de politiek ging zich er mee bemoeien  en Vestia stond maandenlang in chocoladeletters op de voorpagina.

Directeur droeg zelf commissaris namens de OR voor

Staal ging  ver met alleen willen heersen. De commissaris die op voordacht van de ondernemingsraad is benoemd werd zelfs de facto door Staal zelf voorgedragen. Een vreemde situatie die overigens wordt aangekaart door de ondernemingsraad zodra Staal is vertrokken.

Nieuwe afspraken en verhoudingen rondom bestuur en medezeggenschap

Hoe staat het er nu voor? Zijn er lessen getrokken om te voorkomen dat er weer een alleenheerser aan de macht kan komen? Lessen om de medezeggenschap en het toezicht te versterken?

Er is stap voor stap een andere situatie gegroeid binnen Vestia.

De organisatie is al enkele reorganisaties verder. Reorganisaties die nodig waren om aan de hernieuwde strenge eisen van externe toezichthouders te voldoen. Inmiddels is er een commissaris gekomen die daadwerkelijk is geworven en voorgedragen door de ondernemingsraad.  De zogeheten ‘voordrachtsscommissaris’  is onder druk van de ondernemingsraad al in 2012 vertrokken.

Er bestaat geen eenhoofdige Raad van Bestuur meer maar een tweehoofdige Raad van Bestuur.

Convenant tussen ondernemingsraad, raad van bestuur en HR

De ondernemingsraad wordt niet langer als iets buitenissig gezien.

De raad van bestuur, de ondernemingsraad en HR hebben hun nieuwe verhoudingen in een convenant vastgelegd. De tekst van het convenant geeft weer wat de huidige visie van de overlegpartners op medezeggenschap is. Medezeggenschap wordt als iets gezamenlijks gezien. Het is dus zowel zowel van de ondernemingsraad als van de raad van bestuur. Goede medezeggenschap zou bijvoorbeeld in deze visie moeten leiden tot een verbetering van de werkprocessen.

Medezeggenschap wordt zelf ook gezien als een werkproces wat op een bepaalde manier kan worden ingericht en moet worden geëvalueerd.

Afspraken per vraagstuk

De beleidscyclus bij Vestia wordt benut om het overleg tussen ondernemingsraad, de Raad van bestuur en HR in te richten. Per vraagstuk worden afspraken vastgelegd.

De vraagstukken hebben in ieder geval te maken met HR zaken of organisatieontwikkelingen.

Elkaar vroegtijdig informeren

De intentie wordt uitgesproken om elkaar in een zo vroeg mogelijk  stadium te informeren.  Aan het begin van een nieuw overlegjaar wordt er een HR plan en een OR plan gemaakt. Daarin staat onder meer hoe vaak er een overleg zal plaats vinden. Per jaar worden ook afspraken gemaakt over welke faciliteiten de OR nodig heeft.  Leidinggevenden zijn aanspreekbaar als de faciliteiten voor leden van de raad niet goed worden ingevuld. De ondernemingsraad en bestuurder spreken af om ten minste twee keer per jaar te evalueren hoe het overleg verloopt.

Toekomst: ook raad van commissarissen betrekken in convenant?

Als je de intenties van het convenant bekijkt moet je wel constateren dat er veel is veranderd in de verhoudingen tussen ondernemingsraad en raad van bestuur. Natuurlijk is alles nog geen pais en vree. Beide partijen moeten elkaar scherp houden op de naleving van de afspraken. Maar er is een belangrijke stap gezet naar een andere manier van overleggen en een andere visie op medezeggenschap.

Een volgende stap zou kunnen zijn dat ondernemingsraad en raad van bestuur de raad van commissarissen betrekken in het  convenant.

In de bankensector bestaan al voorbeelden van dergelijke driepartijen convenanten.  Dan kunnen partijen ook daadwerkelijk invulling geven aan volwaardig toezicht en medezeggenschap.

Dat is voor sommige bestuurders misschien wennen. Maar voorkomen is in iedere geval beter dan genezen. Zeker goedkoper.