Door Bennie Temming
Stel: je ondernemingsraad is in de gelegenheid een lid van de raad van commissarissen (RvC) voor te dragen. Maar waar vind je zo iemand, hoe kom je tot de juiste keuze en hoe pak je dit zorgvuldig aan? Kan je dit als OR alleen, of is het verstandig daarbij ondersteuning te zoeken?
Met deze vragen kwam de ondernemingsraad van een grote zorginstelling ter voorbereiding op een cursus. Wellicht heeft jouw OR baat bij zijn ervaring.
De uitgangspunten van de OR
Om te beginnen heeft de OR tijdens de cursus op een drietal aspecten zijn uitgangspunten benoemd.
- De manier waarop de OR zijn relatie met de RvC wenst in te vullen.
- De belangrijkste criteria waaraan de door de OR voor te dragen commissaris moet voldoen.
- De wijze waarop de OR tot een voordracht wil komen.
Hieronder worden de uitgangspunten toegelicht.
Relatie OR-RvC
De OR acht een goed en veelvuldig contact met de RvC van groot belang. Contact dat niet enkel beperkt blijft tot de in de WOR voorgeschreven momenten. Waar nodig en gewenst moeten de RvC en de OR elkaar kunnen spreken. Dit zowel in maar ook zonder aanwezigheid van de bestuurder. Dit betekent ook dat de te benoemen commissaris dit belang moet zien. Niet alleen is het belangrijk dat de voor te dragen persoon deze visie over de relatie OR-RvC onderschrijft, maar het is ook zaak dat hij of zij hier aantoonbare ervaring mee heeft.
Profiel van de commissaris
De te benoemen commissaris zal net als de andere leden van de raad het belang van de gehele onderneming moeten dienen. De door de OR voorgedragen commissaris wordt geen werknemerscommissaris”’. Voor de OR is het dan ook van belang dat de nieuwe commissaris een goede aanvulling is op de al zittende leden. De voor te dragen persoon moet geaccepteerd worden door de overige leden maar ook voldoende in staat zijn/haar eigen stem door te laten klinken.
Die eigen stem is belangrijk.
Commissarissen horen tenslotte niet op de stoel of op de schoot van de bestuurder te zitten. Ze horen kritisch toetsend en aanvullend op het door het bestuur te voeren beleid te reageren. Dit vergt een zelfstandige houding ten opzichte van het bestuur maar ook voldoende acceptatie door het bestuur.
Zelf doen?
Op de vraag hoe je een geschikte commissaris vindt, werd voor de OR al snel duidelijk dat ondersteuning gewenst is. Het noemen van namen uit het eigen OR-netwerk, deze personen te benaderen en te beoordelen bleek voor de OR geen haalbare kaart. Als trainer heb ik voorgesteld contact te leggen met het Nationaal Register.
Het Nationaal Register
Door vakverenigingen en werkgeversorganisaties is ooit het Nationaal Register (NR) opgericht. Deze organisatie is gespecialiseerd in de werving en selectie van commissarissen. Deze instantie beschikt over een ruim kandidatenbestand en zoekt ook daarbuiten naar mogelijke kandidaten.
Daarnaast ondersteunt het NR ook op een deskundige wijze de procedure om tot een voordracht te komen. Ze helpen met het vaststellen van het profiel, het zoeken naar geschikte kandidaten en bij het selecteren van de meest geschikte kandidaten.
Adviseur voor de OR
Het NR kent een aantal adviseurs. Het is belangrijk een adviseur te kiezen die voldoende kennis en affiniteit met de sector en/of het type bedrijf heeft. In deze situatie werd het een adviseur voorgesteld met veel ervaringen in de zorg.
De beoogde adviseur heeft in een vervolgcursus kennisgemaakt met de gehele OR. Naast informatie over de activiteiten en werkwijze van het NR heeft hij duidelijk zijn visie uiteengezet over de rol van de RvC en de leden. Dit alles was zeer naar de tevredenheid van de OR zodat kort daarop besloten is gebruik te maken van de ondersteuning door het NR.
Het voordrachtproces
Natuurlijk houdt de OR wel de regie over het hele voordrachtsproces. Het is tenslotte de OR die de voordracht doet. Niet de adviseur. Hoe heeft deze OR het proces vormgegeven?
De OR heeft uit zijn midden een commissie ingesteld om in dit proces het voortouw te nemen. Ton, OR lid en voorzitter van deze commissie: ‘Samen met de adviseur van het NR is een profiel opgesteld voor de commissaris die wij zochten. Daar heeft elk OR Lid zijn/haar inbreng op gehad en deze is vervolgens door de gehele OR vastgesteld.’
Bij de opstelling van het profiel heeft de OR ook gebruik gemaakt van de kennis en ervaringen van de zittende leden van de RvC. Ton: ‘We hebben hun cv’s opgevraagd om helder te krijgen welke kennis en ervaring een aanvulling zal zijn op de huidige samenstelling.’
Het door de OR opgestelde profiel is door het NR in hun eigen bestand en extern onder de aandacht gebracht. Dit leverde rond de 50 reacties op, aldus Ton. De adviseur is gevraagd hieruit een ’longlist’ van 10 in het profiel passende kandidaten te selecteren. Ton: ‘Onze adviseur heeft aansluitend met deze 10 kandidaten uitvoerig gesproken en de uitkomsten gedeeld met onze commissie en de gehele OR. Hierop hebben we besloten met 4 kandidaten een vervolggesprek aan te gaan.’
De commissie van de OR heeft met ondersteuning van de adviseur deze gesprekken gevoerd. Ton: ‘Onze adviseur hield zich tijdens deze gesprekken op de achtergrond. En omdat we door de voorselectie als wisten met geschikte kandidaten te spreken, hebben we vooral ingezet op OR issues zoals affiniteit en ervaring met medezeggenschap. Maar ook hoe ze hun rol naar de werknemers in onze organisatie zien.’
De gesprekken waren zo gepland dat aansluitend de directie en de RvC ook met de OR kandidaten hebben gesproken. Hun bevindingen zijn met de OR commissie gedeeld.
De cv’s van de vier kandidaten zijn samen met de door de commissie uitgesproken voorkeur voor twee kandidaten aan de OR voorgelegd. De OR heeft vervolgens de definitieve keuze gemaakt. Deze voordracht heeft vervolgens tot benoeming geleid.
Tips
Terugkijkend op het gehele proces vroeg ik Ton naar de belangrijkste tips van zijn OR op basis van de ervaringen. Een korte opsomming:
- Wees helder over je relatie als OR met de RvC.
- Maak serieus werk van je voordracht.
- Zorg dat je iemand voordraagt die zowel bij de RvC als bij de directie wordt geaccepteerd maar daar tegenover ook een zelfstandige positie kan innemen.
- Laat je ondersteunen bij dit proces.
- Spreek met de OR een heldere en transparante procedure af en zorg voor voldoende input en betrokkenheid van de gehele OR.
Link: