Door Lex Wobma

Hoe bevalt het als OR om gebruik te maken van voordrachtscommissarissen? Een praktijkverhaal.Interview met Leo Donk, voorzitter van de OR HTM personenvervoer N.V. Den Haag.

Het OR-kantoor bevindt zich in de Lijsterbesstraat, al sinds 1907 tramremise van de HTM in de Haagse wijk Bomenbuurt. Tegenover mij zit Leo Donk, voorzitter van de OR en zeer ervaren lid van de medezeggenschap. HTM is een overheids-NV statutair vallend onder het verlichte structuurregime, met een RvC van 5 personen. Met Leo praat ik over de mogelijk toegevoegde waarde van het versterkt recht van aanbeveling van de OR voor een derde van het aantal RvC-leden.

Leo, met de deur in huis, hebben jullie altijd gebruik gemaakt van het versterkt recht van aanbeveling voor de OR?

Op HTM werd decennia lang toezicht gehouden door een zogenaamde Raad van Beheer, bestaande uit negen leden. Zes leden waren lid van de Haagse gemeenteraad en verder de wethouder Verkeer & Vervoer, de directeur van streekvervoerbedrijf Westnederland als ov-deskundige en iemand uit vakbondskringen. Geen rol dus voor de medezeggenschap om leden voor te dragen.

Pas ergens in de jaren 2000 moest op HTM het wettelijke structuurregime worden toegepast en werd er een RvC ingesteld van zeven leden, waarvan twee met het versterkt recht van aanbeveling vanuit de OR. Terugkomend op je vraag:  ja we hebben toen die mogelijkheid zich aanbood er gelijk gebruik van gemaakt en de twee plekken ‘geclaimd’ en dus ook voorgedragen. Niet alleen omdat de wet dat mogelijk maakte, maar het leek ons belangrijk voor de juiste balans. Het old boys netwerk, was in die tijd een veel besproken thema. Overigens is onze RvC, een aantal jaren geleden bij de komst van NS (inmiddels weer vertrokken) als tweede aandeelhouder naast de gemeente Den Haag, teruggebracht naar vijf leden. En dus hebben we nu nog maar recht op één kandidaat.

Kun je vertellen hoe de OR aan geschikte kandidaten komt, en hanteren jullie daar criteria voor?

Vanuit de OR zoeken we naar kandidaten die met name toezien op het sociaal-organisatorische aspect binnen de onderneming. Anders gezegd zoeken we met  nadruk kandidaten die veel met medewerkers hebben op de verschillende deelvlakken. Die zich betrokken voelen bij onderwerpen als arbeidsverhoudingen, medezeggenschap, werkomstandigheden. Daar ook veel vanaf weten.

In de eerste periode hebben we het lid dat toen in de Raad van Beheer  vanuit de vakbonden zat gevraagd één periode van vier jaar zitting te nemen in de RvC. We moesten dus als OR op zoek naar een tweede kandidaat om voor te kunnen dragen en hebben toen Rob van Gijzel (ex-lid Tweede Kamer) benaderd. Beiden aanvaardden het verzoek van de OR.

Na vier jaar moesten we op zoek naar een ander tweede lid en vonden die in de persoon van Dilia van der Heem (oud vakbondsbestuurder en officier van Justitie). Hoe hebben we ze gevonden?  Tja, het is toch een kwestie van netwerken en goed kijken wie wij geschikt achten op basis van vooral de kijk op de medewerkers als mens, dus het hiervoor genoemde sociale aspect.

Wat maakt de ‘werknemerscommissaris’ belangrijk?

Laat ik vooropstellen dat door een OR voorgedragen commissarissen wel de naam dragen van ‘werknemerscommissaris’, maar volwaardig lid zijn van de RvC en dus geen uitzonderingspositie in deze raad hebben. Maar zoals ik net al aangaf draagt het wel bij aan het juiste evenwicht binnen die raad. Onze ervaring is dat dat ook zo werkt.

Een commissaris die de voordracht accepteert voelt en kent deze verantwoordelijkheid. Als OR hebben we zo de kans invloed uit te  op de wijze van toezicht houden op de onderneming. En daarmee hebben we ook invloed op de manier van sturen van  de bestuurder en haar management. Zo werkt het nu eenmaal. Althans bij ons heeft het tot nu toe altijd zo gewerkt.

Wil je iets vertellen over hoe jullie contact houden?

We hebben regelmatig een afspraak met de voordrachtscommissaris,  meestal eens per kwartaal.  Meestal gaat het uit van het dagelijks bestuur van de OR of een commissie. Overigens ook  weleens op verzoek van het RvC-lid zelf, omdat de OR in de waan van de dag weleens verzuimt contact te zoeken.

Daarnaast zijn er de meer informele contacten tussen de voorzitter van de OR en het RvC-lid. Spontaan of omdat het nodig is vanwege belangrijke kwesties die op dat moment spelen.

Leidt dat weleens tot spanning, niet alleen voor de OR maar ook voor de commissaris zelf ?

Soms kan het tot spannende situaties leiden. Maar we vragen altijd eerst aan onze voordrachtscommissaris hoe die in de situatie zit.  Door het uit te spreken en goede afspraken te maken bescherm je elkaar, maar in het bijzonder de commissaris.

We hebben recent nog zoiets aan de hand gehad doordat het Haagse College de RvC-lidmaatschap periode wilde beperken tot twee in plaats van drie perioden van vier jaar. De OR was het daar niet mee eens, en was van mening dat de huidige kandidaat prima functioneerde en in het door de eigenaren voorgestelde RvC profiel paste. We hebben, uiteraard in goed overleg, ook doorgezet en zelfs ‘bevriende’ raadsleden ingeschakeld. Dat heeft gewerkt. Uiteindelijk is er een compromis bereikt. Maar je begrijpt dat het voor het betrokken RvC-lid een vervelende situatie was.

Speelt de commissaris (of hele RvC) nog een rol bij art. 25 – adviesaanvragen?

Nog te weinig, maar dit zijn we aan het oppakken. Dit is een heel belangrijk – te zeer onderbelicht – aspect om zoveel mogelijk te kunnen bereiken ten aanzien van het voorgenomen besluit en de te nemen maatregelen bij de (mogelijke) gevolgen voor de medewerkers. Het heeft onze volle aandacht, natuurlijk niet bij elk voorgenomen besluit maar vooral die waar de personele consequenties groot zijn of kunnen worden.

Volle aandacht ?

Ja zo lijk ik wel op een bestuurder: volle aandacht, betekent dat we afhankelijk van het onderwerp ook de commissaris of een delegatie concreet uitnodigen of gaan uitnodigen.

Nodigen jullie ook de RvC -of een deel daarvan – uit voor de artikel 24 vergadering?

Ter toelichting: artikel 24 van de WOR stelt immers dat  minimaal twee maal per jaar overleg gevoerd wordt ten aanzien van de algemene gang van zaken. In aanwezigheid van – een deel – van de RvC

Zeker. Het is belangrijk dat de OR met RvC – in samenspraak met de bestuurder – te spreken over ondernemingsstrategie, sociaal beleid, financieel beleid, arbobeleid, aankomende advies- en instemmingsaanvragen, resultaten van het medewerkerstevredenheidonderzoek, wellicht ook de OR-strategie et cetera, et cetera. In principe is ‘onze’ commissaris daar altijd bij en gelukkig meestal ook de voorzitter van de RvC.

Tenslotte Leo, heb je wellicht 3 tips voor collega OR’s die voor deze keuze staan?

Graag. Mijn tips zijn:

• zoek contact met collega-ondernemingsraden en vraag ook hen om advies hoe zij het hebben aangepakt of wellicht kandidaten kennen;
• raadpleeg – eventueel – het nationaal register en dan speciaal de z.g. ‘OR-commissarissen’ daarin;
• onderhoud een gevarieerd OR-netwerk met onder meer potentiele RvC kandidaten.

Ten slotte, misschien de vierde tip, maak vooral gebruik van het voordrachtsrecht. Het heeft bij ons altijd bijgedragen in het versterken van onze invloedspositie, maar ook aan het  verstrekken van informatie over en weer.