Door Lex Wobma

Ondernemingsraden worstelen wel eens met de rol van de OR bij investeringen. Zeker als het gaat om investeringen om te vernieuwen of te vervangen (CAPEX), maar ook bij terugkerende investeringen zoals beheer en onderhoud (OPEX).

 

Definities CAPEX en OPEX

De term CAPEX is een afkorting van Capital Expenditure (investeringen in vernieuwingsprojecten), terwijl de term OPEX een afkorting is van Operational of Operating Expenditures (exploitatie).

OPEX staat voor de terugkerende kosten voor een product, systeem of onderneming. In het geval van bijvoorbeeld ICT betreft het  operationele uitgaven; meestal voor het beheren van informatiesystemen. Het zijn terugkerende kosten.

CAPEX-uitgaven zijn investeringen in vernieuwingsprojecten. Hierbij gaat het dus om kosten voor investeringen in productiemiddelen of IT-systemen. In ons voorbeeld van ICT gaat het in dit geval om de eenmalige kosten om een systeem te (her)ontwikkelen of aan te schaffen.

De aanschaf van een nieuw ICT-systeem is dus de CAPEX, terwijl de kosten voor het (jaarlijkse) onderhoud en beheer de OPEX vormen.

Rol van de OR

Laat we eerst eens kijken wat er in de WOR staat: “ De ondernemingsraad wordt door de ondernemer in de gelegenheid gesteld advies uit te brengen over elk door hem voorgenomen besluit tot: het doen van een belangrijke investering ten behoeve van de onderneming”, onderdeel h van het adviesrecht van de ondernemingsraad (WOR 25.1.h).

Met inachtneming van het woordje ‘belangrijk’ zijn bijna alle CAPEX investeringen, in tegenstelling tot OPEX, adviesplichtig. Het kan gaan om de aanschaf van productiemiddelen (denk aan machines) of een gebouw, maar ook om investeringen in IT-systemen of verdergaande automatisering. De laatste 2 zien we de laatste jaren heel veel.

Het zijn vooral nieuwe technologieën die een beoordeling van een investering –  of beter gezegd een beoordeling van het effect van een investering –  vaak complex maken.

Of een investering belangrijk is, hangt onder meer af van het bedrag van de investering en de impact van zo een investering op de organisatie:  de gevolgen voor de werkgelegenheid dan wel organisatie van de arbeid^[1].

Het effect van de investering op financiën en personeel beoordelen

Van belang is dat de OR bij investeringsvoorstellen (CAPEX) dus vooral kijkt naar het effect van zo een investering op het gebied van zowel de financiën als het personeel. Bij de financiële gevolgen is de wijze waarop de investering gefinancierd wordt belangrijk. Het moet natuurlijk te allen tijde een verantwoorde investering zijn, ongeacht of deze nu uit eigen- of vreemd vermogen wordt gefinancierd. Als de ondernemer inderdaad financieel ‘verstandig’ investeert, richt de OR zijn pijlen  dus vooral op de personele gevolgen.

Praktijkvoorbeelden

Digitaliseren klantendossiers

Niet zo lang geleden belde een OR mij op met de vraag of een investering op IT-gebied adviesplichtig is. Het ging in deze fase om een onderzoek door een extern deskundige naar de mogelijkheden en gevolgen van deze investering. Op zich ook al adviesplichtig (WOR 25.1.n).

De bestuurder had de OR in het overleg geïnformeerd dat er een belangrijke IT-investering aan zat te komen. De consequenties van de investering waren nog niet helemaal te overzien. Mede daarom wilde het MT een en ander eerst laten onderzoeken.

Interessant in deze casus was, zo stond het ook in het verslag van de overlegvergadering, dat het om een kennelijk ‘belangrijke’ investering ging. Met de woorden: ‘belangrijke investering’ werd het antwoord WOR-technisch al gegeven. Ja, de OR had adviesrecht.

De organisatie – middelgroot en actief in de verzekeringsmarkt – liep hopeloos achter met de digitalisering van klantdossiers. Mijn vraag aan de OR was of deze de consequentie van een toekomstige digitalisering in personele zin zou kunnen beoordelen. Uit het antwoord bleek dat maar liefst een kwart van het personeel drukdoende was met archivering en beheer van de nog grotendeels aanwezige papieren dossiers.

Omdat de technologie op dit gebied inmiddels op veel plekken met succes is ingevoerd, leek het mij duidelijk dat in het slechtste geval de OR na de digitalisering op niet al te lange termijn moest rekenen op een substantiële reductie van het personeel. Hierover doorvragend heeft de OR met de bestuurder goede afspraken kunnen maken over deze consequenties. Zelfs nog voor het extern onderzoek. Het resultaat was een uitstekend gefaseerd en ook financieel gedekt sociaal plan. Het sociaal plan maakte onderdeel uit van het advies en is opgenomen in het besluit van de ondernemer,

Nieuw systeem in havenbedrijf

De OR van een havenbedrijf wordt in de artikel 24 vergadering netjes op de hoogte gesteld van een besluit in voorbereiding. In dit geval ging het om de bouw van een nieuwe loods en bandensysteem voor op- en afslag van zogenaamde droge bulk. De loods en het nieuwe af-en aanvoer systeem zou vol komen met nieuwe technologieën die het proces van op- en afslag zou vereenvoudigen. De OR had geen goede ervaringen met een soortgelijk project in het verleden. De gebruikers (de havenarbeiders) waren nauwelijks of niet betrokken bij het ontwerp en de bouw, en zij werden na invoering dagelijks met allerlei verstoringen in het productieproces geconfronteerd.

De OR stond wel positief ten opzichte van het voornemen, het ging immers niet om vervanging maar om substantiële uitbreiding van de productie. Aan de nieuwe loods was een mooi meerjarencontract met een nieuwe klant gekoppeld. De financiering was hiermee verantwoord en ook de werkgelegenheid zou toenemen.

Bleef overeind dat de OR zich zorgen maakte over het ontwerp en de bouw van de loods en het aan de loods gelieerde bandensysteem. Zorgen in het bijzonder over de kwaliteit en veiligheid van het werk, maar ook ten aanzien van een zo efficiënt mogelijke manier van werken.

Procesafspraken

Vooraf aan een positief advies heeft de OR toen met de bestuurder procesafspraken gemaakt over de betrokkenheid van de OR (Arbo-commissie) en een groepje medewerkers (directe gebruikers) van de technische dienst en stuwadoors bij het ontwerp en de bouw van de Loods.

Deze procesafspraken zijn opgenomen in het advies van de OR en het daaropvolgende besluit van de ondernemer. Een mooie loods, ergonomisch verantwoord, veilig en zeer werkzaam was het resultaat. Iedereen tevreden.

Uit beide voorbeelden blijkt dat niet de vraag of CAPEX adviesplichtig is voorop staat, dat is bijna altijd zo. Maar voorop staat de inschatting of verwachting van het effect van de investering. Juist bij investeringen op het gebied van automatisering en nieuwe technologieën gaat het in 9 van de 10 gevallen om reductie van de werkgelegenheid (IT vervangt mens) en eigenlijk altijd om een andere manier van werken (organisatie van de arbeid).

Natuurlijk kijkt de OR ook of de financiering van de investering verantwoord is, maar het zijn vooral de personele consequenties, zowel in aantal als in de organisatie van het werk, waar de aandacht naar uit gaat. Ook de ondernemer is gebaat bij vroegtijdige onderhandelingen over deze personele consequenties.

De praktijkvoorbeelden laten zien dat door vroegtijdig te onderhandelen goede uitkomsten gehaald kunnen worden. Voor personeel én organisatie.

[1] Uiteraard zal de OR, indien nodig en voor zover mogelijk, ook de effecten van nieuwe systemen op de klantvriendelijkheid van het product beoordelen. Zowel voor interne als externe klanten.