Psychosociale Arbeidsbelasting

Ongeveer 1,3 miljoen werknemers hadden in 2017 last van ongewenst gedrag in de vorm van intimidatie, pesten, seksuele intimidatie op het werk, door collega’s. 17% van de beroepsbevolking. 1 op de 6. Dat blijkt uit de Arbomonitor van TNO. 5% van de werkgevers beschouwt het als een risico. 

Tijd voor OR-aandacht, dus.

We bespreken in de komende nieuwsbrieven PSA, Psychosociale arbeidsbelasting. Maar dan niet het thema werkdruk, maar die andere kant: ongewenst gedrag van leidinggevenden, collega’s cliënten. Intimidatie, agressie, pesten, discriminatie en seksuele intimidatie. 

De Arbo-wet verplicht jouw organisatie tot het voeren van een beleid op het gebied van Psycho-Sociale Arbeidsbelasting. Klokkenluiderswetgeving verplicht bovendien tot het hebben van een meldregeling en vertrouwenspersonen. Kan wel wezen, maar voor de meeste OR’en is de vraag: hoe krijgen we het op de agenda? 

Daarover gaat het eerste artikel, van Lex Wobma. Over drie weken volgt meer…

Ongewenst gedrag – een stappenplan voor de OR

Door Lex Wobma

Ongewenst gedrag….

Best een ingewikkeld onderwerp.
Intimidatie, pesten, discriminatie, racisme, ongewenste seksuele aandacht en zelfs geweld van collega’s of leidinggevenden. Een op de vijf werkenden zegt weleens zoiets te hebben meegemaakt op het werk. Bij een derde van die groep gaat het om intimidatie of pesten. Dit blijkt uit allerlei, ook recent, onderzoek.
Cijfers waar je wel even van schrikt. Dit is ook een complex en lastig onderwerp waar veel OR’s mee ‘worstelen’. En denk nu niet: “ja maar toch niet bij ons, dat geloof ik gewoon niet?” Terwijl ik dit artikel zit te schrijven, hoor ik op de radio een item over een vernietigend onderzoek onder zo’n vijfhonderd medewerkers van het internationale secretariaat van Amnesty. Zij spreken van een ‘giftige’ werkomgeving waar chefs zich schuldig maken aan het vernederen en pesten van het personeel en waar strafmaatregelen schering en inslag zijn. Pardon, Amnesty ?

Grappen

Complex en lastig dus. Vaak wordt dit soort gedrag namelijk afgedaan met “het valt wel mee” of “het was maar een grapje”. Soms gaat het zelfs om verhulde en onverhulde bedreigingen. Grappen worden er altijd gemaakt, best fijn, maar in de organisatie, en ook binnen de OR, wordt één en ander vaak heel verschillend ervaren. Wat voor de één valt onder een goede of minder goede grap, wordt door de ander als zeer kwetsend ervaren. Wat de één ervaart als “dat moet toch kunnen”, wordt door de ander gezien als volstrekt onaanvaardbaar.
Ongewenst gedrag op de werkvloer levert (groot) onbehagen, stress en een gevoel van onveiligheid op bij medewerkers. Dergelijke effecten vallen de laatste jaren onder de term psychosociale arbeidsbelasting of PSA. PSA is vanaf 2007 opgenomen in de Arbowet als een (belangrijke en groot) risico en moet door de werkgever dus worden meegenomen in zijn risico-inventarisatie (RI&E). De werkgever is dus verplicht grensoverschrijdend gedrag te inventariseren en hier een plan op ontwikkelen om het te voorkomen. In de praktijk, dat is onze ervaring, blijkt het veelal niet veel meer dan een papieren tijger. Even cynisch, opgenomen in de RI&E, dus aan verplichting voldaan?
Het onderwerp, ik denk vanwege de complexiteit maar ook omdat we het liever niet willen zien (ongemak), heeft geen hoge prioriteit. Niet bij management maar ook niet bij de OR. Protocollen, compliance, meldpunten, vertrouwenspersoon en preventiemedewerkers zijn er meestal wel maar het blijft vaak toch vaak een verplicht nummer. We hebben instrumenten en dan komt het vanzelf goed? Nee dus, dat blijkt wel uit de cijfers.
Iedereen vindt ongewenst gedrag ook echt ongewenst vindt, maar de vraag is hoe de organisatie het op een effectieve manier kan aanpakken.

Een stappenplan

Als de OR ervoor kiest om dit onderwerp te prioriteren, en dat zou ik zeker adviseren, waar begin je dan? Een (kort) stappenplan bestrijden ongewenst gedrag.
1. Agendeer het onderwerp in de OR-vergadering
Het lijkt een open deur, maar hier begint het wel. Veel OR’s ontwijken het onderwerp om hierboven genoemde redenen en als ze er mee geconfronteerd worden leggen ze het vaak neer bij management en of vertrouwenspersoon. Neem eens de tijd om het onderwerp goed te bespreken in de OR-vergadering en kijk of de OR het belangrijk genoeg vindt om hier meer actie op te ondernemen. Het toe te voegen aan het werkplan of focusgebieden van de OR.

2. Inventariseer het ‘speelveld
Misschien zijn de bestaande instrumenten papieren tijgers, maar toch is het goed om te beginnen met een inventarisatie: wat gebeurt er eigenlijk allemaal op dit terrein in de organisatie ? Is er een vertrouwenspersoon, weten we wat de regeling hieromtrent is, staat er iets over in een sanctiereglement, is er bedrijfsmaatschappelijk werk, zijn er cijfers, wordt PSA ook meegenomen in de RI&E, is er een meldpunt, staat er iets in compliance of gedragsprotocollen, wat zegt de directie er eigenlijk over, is het wel eens gemeten in een tevredenheidsonderzoek, kortom heeft het onderwerp überhaupt aandacht?

Wat levert deze inventarisatie mogelijk op:
 Is er beleid gemaakt, wat staat op papier;
 Inzicht in de verantwoordelijkheden voor de uitvoering van het beleid;
 Wat is er bekend over voorlichting en onderricht;
 Welke protocollen zijn aanwezig;
 Is er een meldingsprocedure en hoe werkt deze;
 Zijn er cijfers en worden die op de een of andere manier bijgehouden;
 Is er een klachtenprocedure en hoe werkt die;
 Is er sanctiebeleid;
 Wordt het onderwerp meegenomen in de PAGO-vragenlijst;
 Zijn er procedures voor opvang en begeleiding;
 Wordt het thema behandeld in bijvoorbeeld werkoverleg;
 Hoe wordt het meegenomen in het Arbobeleid (RI&E);
 Hoe bekend is bovenstaande eigenlijk bij medewerkers.

3. Agendeer in overlegvergadering
Agendeer het onderwerp in de overlegvergadering en praat met bestuurder (en MT) over de problematiek. Kijk wat zij er over te zeggen hebben en probeer een procesafspraak te maken om samen het probleem serieus aan te pakken.
Procesafspraak is dan:
1. Commitment over het ‘aanpakken’ van ongewenst gedrag en de bijbehorende cultuur- en gedragsveranderingen;
2. Opiniërende discussie over mogelijke oplossingen en interventies bovenop of aanvullend aan bestaande instrumenten;
3. Procesafspraken over een plan van aanpak.

4. Inventarisatie bij medewerkers en in de praktijk
Ga in de organisatie het onderwerp wat breder aan de orde stellen. Dat kan bijvoorbeeld door:
1. Op afdelingen (bij de medewerkers) te polsen over het bestaan van de problematiek van ongewenst gedrag. Op een informele manier, te beginnen op de eigen afdeling, door te kijken wat er leeft en over gezegd wordt. Geef aan dat de OR er mee bezig is en dat jullie met een mini-onderzoekje bezig zijn.
2. Meer formeel, kan het door een achterban raadpleging over het onderwerp. Agendeer het in de werkoverleggen of houdt een of meer achterban raadplegingen in groepen. Ook hier geldt: breng het weer als dat de OR bezig is met het onderwerp en zoveel mogelijk informatie wil verzamelen. Vraag ook na welke richtlijnen medewerkers belangrijk of wenselijk vinden.
3. Ga in gesprek met de bedrijfsfunctionarissen die het onderwerp in de portefeuille hebben (vertrouwenspersoon of bedrijfsmaatschappelijk werk). Bespreek de plussen en minnen van de organisatiecultuur betreffende ongewenst gedrag en leg de inventarisatie uit stap 2 voor aan deze functionarissen. Bespreek ook met deze functionarissen welke richtlijnen belangrijk en wenselijk zijn.

5. Uitwerken plan succesvol beleid
Tenslotte gaat het om het uitwerken van beleid dat succesvol bijdraagt aan het voorkomen van elke vorm van ongewenst gedrag. Beleid dat niet alleen preventief en soms misschien onvermijdelijk repressief is maar beleid dat in de ‘genen’, de cultuur en de omgangsvormen van de organisatie nestelen. Hieronder een opsomming van maatregelen die hoogstwaarschijnlijk aan effectief beleid bijdragen.

1. Directie en Management hebben commitment met het beleid over ongewenst gedrag, stellen hiervoor voldoende middelen ter beschikking en dragen het actief uit;
2. Het beleid wordt geborgd en wordt periodiek in werkoverleggen, functioneringsgesprekken aan de orde gesteld;
3. Borging betekent ook dat het beleid periodiek wordt geëvalueerd (maak het bijvoorbeeld vast agendapunt in de bespreking algemene gang van zaken (art. 24 WOR);
4. Fundament voor het beleid zijn met elkaar geformuleerde richtlijnen voor acceptabel en onacceptabel gedrag in de organisatie (een gedragsprotocol);
5. Bovengenoemde richtlijnen ontstaan via een dialoog met het personeel en worden ook collectief in de organisatie vastgesteld en gedragen;
6. Het onderwerp heeft topprioriteit bij de vertrouwenspersonen (die moeten worden aangesteld). Deze houden het onderwerp op managementniveau bespreekbaar, adviseren de leiding en gaan professioneel om met incidenten;
7. Directie en OR ontvangen van de vertrouwenspersoon periodiek – en anoniem – rapportages
8. Overtredingen van de richtlijnen moeten onderdeel zijn van een passend sanctie reglement (straf in verhouding met de overtreding);
9. Er is een duidelijke en toegankelijke klachtenregeling, waarbinnen hoor en wederhoor, zorgvuldigheid naar slachtoffer en beschuldigde, waarborging privacy maar ook vertrouwelijke verslaglegging (blijvend leren) geregeld zijn;
10. Er is duidelijke voorlichting en bekendheid over de richtlijnen, zowel aan de medewerkers als andere belangrijke stakeholders (klanten, publiek, leveranciers enz.)

Kortom:
1. Bespreek het onderwerp in de OR-vergadering;
2. Inventariseer bestaand beleid en instrumenten over ongewenst gedrag;
3. Bespreek het onderwerp in de Overlegvergadering;
4. Betrek de medewerkers en bespreek het met betrokken bedrijfsfunctionarissen;
5. Kom tot een effectief beleidsplan met management.